Knowledgebase
RMA ITM Ticket System > RMA ITM Helpdesk > Knowledgebase

Search help:


วิธีการใช้งานระบบ Web File Services (WFS)

Solution

RMA Web File Services (WFS) คือระบบที่จะช่วยแก้ปัญหาในการอีเมล์ที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ ซึ่งปกติแล้วเมื่อส่งอีเมล์และมีการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ มักจะมีความเสี่ยงต่อ :-

  • ระบบของทางฝั่งผู้รับปฏิเสธ เนื่องจากอีเมล์มีขนาดใหญ่เกินไป (ไม่มีตัวเลขที่แน่นอน ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของแต่ละระบบ แต่โดยทั่วไป มักจะตั้งไว้ที่ 10MB)
  • เมื่อส่งเมล์ขนาดใหญ่ จะมีการเก็บสำเนาไว้ที่ผู้ส่งเองด้วย (ในช่อง Sent Item) ทำให้ขนาด mailbox ของผู้ส่งก็ใหญ่ตาม ทำให้เสี่ยงต่อการที่ mailbox เต็มได้
  • สิ้นเปลืองทรัพยากรฮาร์ดดิสก์บนเครื่องเซิฟเวอร์ เนื่องจากในการส่งเมล์ใหญ่แต่ละครั้ง จะต้องมีการเก็บสำเนาไว้บนเซิฟเวอร์ ทั้งยังต้องมีการสำรองข้อมูลตามมาตรฐานของบริษัทฯ อีกด้วย ทำให้บริษัทฯ สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายไปกับการลงทุนเพิ่มขนาดฮาร์ดดิสก์ โดยไม่จำเป็น ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีการส่งอีเมล์ขนาด 15MB ไปยังผู้รับปลายทาง 10 ท่าน จะต้องใช้พื้นที่ฮาร์ดดิสก์เป็นจำนวน
    • พื้นที่ของระบบอีเมล์ที่ต้องใช้ คือ 330MB คำนวณจาก (15MB*11)*2 เมื่อ *11 คือจำนวนผู้รับ 10 คนรวมกับอีก 1 คือตัวผู้ส่งเองที่ต้องเก็บสำเนาไว้ใน Sent Item และ *2 คำนวณจากการใช้งานฟีเจอร์ Database Availability Group ของระบบอีเมล์ของบริษัท ทำให้ต้องใช้พื้นที่เก็บข้อมูล 2 เท่า)
    • พื้นที่ของระบบสำรองข้อมูลที่ต้องใช้ คือ 2.97GB คำนวณจาก (15MB*11)*(7+4+3+3+1) มีสมมติฐานว่าทางบริษัทฯ เก็บข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี
  • บริษัทฯ อาจถูกแบนได้ ถ้าการส่งเมล์ใหญ่นั้นเกิดขึ้นบ่อย หรือเกิดขึ้นในลักษณะก่อกวน (สแปม) ทำให้พนักงานทุกคนในบริษัทฯ ไม่สามารถส่งอีเมล์ใดๆ ไปให้ผู้รับองค์กรนี้ได้ ซึ่งอาจร้ายแรงถึงขั้นกระทบต่อธุรกิจในภาพรวม ทั้งยังส่งผลกระทบต่อภาพพจน์อันดีของบริษัทฯ

 

เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ ทางแผนกไอทีได้พัฒนาระบบ WFS ขึ้นเพื่อใช้สำหรับอัพโหลดไฟล์ใหญ่เหล่านี้ และทางระบบจะสร้างลิ้งค์ขึ้นมาเพื่อให้ส่งลิ้งค์นี้ไปยังผู้รับแทนที่จะส่งตัวไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เสียเอง หลักการนี้จะช่วยลดขนาดอีเมล์ที่ใหญ่เนื่องมาจากตัวไฟล์แนบ

 

การใช้งานระบบฝากไฟล์ WFS

 

1. เปิดเวปเบราเซอร์ และพิมพ์ http://wfs.rmagroup.net ในช่อง address bar


2. คลิกปุ่ม Browse


3. ในกรณีที่มีหน้าต่างโผล่มาถามตามด้านล่าง ให้คลิก Allow access


4. เลือกไฟล์ที่จะอัพโหลด แล้วคลิก Upload to temporary location


5. จากนั้นระบบจะแสดงรายชื่อไฟล์เพื่อยืนยัน ในขั้นตอนนี้จะยังสามารถยกเลิกการอัพโหลดได้โดยเลือกไฟล์ และคลิก Delete แต่ถ้าจะยืนยันการอัพโหลดให้คลิก Save file permanently


6. ระบบจะสร้างลิ้งค์ขึ้นมาให้ ให้ก็อบปี้ลิ้งค์เหล่านี้ แนบไปยังอีเมล์เพื่อส่งให้ผู้รับ

  • ในกรณีต้องการส่งไปหาผู้รับซึ่งเป็นพนักงาน RMA และอยู่ในที่ทำงานของบริษัท (บางแห่งเท่านั้น) ให้ใช้ File URL (Inside RMA Network)
  • ในกรณีต้องการส่งไปหาผู้รับซึ่งไม่ใช่พนักงาน RMA ให้ใช้ File URL (Outside RMA Network)
  • ในกรณีไม่แน่ใจให้ส่งทั้ง 2 ลิ้งค์

เมื่อผู้รับได้รับอีเมล์จะสามารถคลิกลิ้งค์เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ได้ตามต้องการ

 

หมายเหตุ

  • เนื่องจากระบบ WFS นี้เป็นระบบเปิด (บุคคลทั่วไปสามารถเข้าถึงได้) จึงไม่แนะนำให้อัพโหลดไฟล์ที่เป็นข้อมูลความลับขึ้นบนระบบนี้ ในกรณีที่ต้องการส่งข้อมูลที่เป็นความลับที่มีขนาดใหญ่เหล่านี้ ให้ใช้วิธี burn ลงซีดี/ดีวีดี/external hard disk/ USB drive แล้วส่งแยกต่างหาก หรือถ้าส่งหาพนักงาน RMA ด้วยกันสามารถใช้ RMA Intranet ได้ แต่ถ้าเป็นไฟล์ที่มีขนาดไม่ใหญ่ ยังสามารถแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ได้ตามปกติ
  • ไฟล์ที่อัพโหลดจะหมดอายุอัตโนมัติเมื่อผ่านพ้น 30 วัน นับจากวันอัพโหลด
  • จำกัดขนาดไฟล์ที่สามารถอัพโหลดได้ที่ 100MB ต่อไฟล์
  • นามสกุลไฟล์ที่สามารถอัพโหลดได้ คือ .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx .vsd .vsdx .accdb .mdb .pdf .zip .jpg .jpeg .gif .png .tif .tiff .7z .ai .psd .iso
  • File URL (Inside RMA Network) คือ ลิ้งค์ที่ผู้รับอีเมล์สามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ WFS ซึ่งใช้สำหรับเวลาเปิดจาก RMA Network (สำนักงาน RMA หรือสำนักงานอื่นที่มีการเชื่อมต่อมายังสำนักงาน RMA)
  • File URL (Outside RMA Network) คือ ลิ้งค์ที่ผู้รับอีเมล์สามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ WFS ซึ่งใช้สำหรับเวลาเปิดจากอินเตอร์เน็ตทั่วไป

 

ในกรณีต้องการความช่วยเหลือ โปรดเปิดใบงานสำหรับความช่วยเหลือจากแผนกไอที

 

 
Was this article helpful? yes / no
Related articles How to upload file to Web File Services (WFS) system
Unable to upload file into Web File Services (WFS)
How to use the data room
Article details
Article ID: 88
Category: Web File Services (WFS)
Date added: 2013-08-29 13:35:51
Views: 527
Rating (Votes): Article rated 3.0/5.0 (8)

 
« Go back

 
Powered by Help Desk Software HESK, in partnership with SysAid Technologies