วิธีการใช้งานระบบ Web File Services (WFS)

RMA Web File Services (WFS) คือระบบที่จะช่วยแก้ปัญหาในการอีเมล์ที่มีไฟล์แนบขนาดใหญ่ ซึ่งปกติแล้วเมื่อส่งอีเมล์และมีการแนบไฟล์ขนาดใหญ่ มักจะมีความเสี่ยงต่อ :-

  • ระบบของทางฝั่งผู้รับปฏิเสธ เนื่องจากอีเมล์มีขนาดใหญ่เกินไป (ไม่มีตัวเลขที่แน่นอน ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของแต่ละระบบ แต่โดยทั่วไป มักจะตั้งไว้ที่ 10MB)
  • เมื่อส่งเมล์ขนาดใหญ่ จะมีการเก็บสำเนาไว้ที่ผู้ส่งเองด้วย (ในช่อง Sent Item) ทำให้ขนาด mailbox ของผู้ส่งก็ใหญ่ตาม ทำให้เสี่ยงต่อการที่ mailbox เต็มได้
  • สิ้นเปลืองทรัพยากรฮาร์ดดิสก์บนเครื่องเซิฟเวอร์ เนื่องจากในการส่งเมล์ใหญ่แต่ละครั้ง จะต้องมีการเก็บสำเนาไว้บนเซิฟเวอร์ ทั้งยังต้องมีการสำรองข้อมูลตามมาตรฐานของบริษัทฯ อีกด้วย ทำให้บริษัทฯ สิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายไปกับการลงทุนเพิ่มขนาดฮาร์ดดิสก์ โดยไม่จำเป็น ยกตัวอย่างเช่น ถ้ามีการส่งอีเมล์ขนาด 15MB ไปยังผู้รับปลายทาง 10 ท่าน จะต้องใช้พื้นที่ฮาร์ดดิสก์เป็นจำนวน
    • พื้นที่ของระบบอีเมล์ที่ต้องใช้ คือ 330MB คำนวณจาก (15MB*11)*2 เมื่อ *11 คือจำนวนผู้รับ 10 คนรวมกับอีก 1 คือตัวผู้ส่งเองที่ต้องเก็บสำเนาไว้ใน Sent Item และ *2 คำนวณจากการใช้งานฟีเจอร์ Database Availability Group ของระบบอีเมล์ของบริษัท ทำให้ต้องใช้พื้นที่เก็บข้อมูล 2 เท่า)
    • พื้นที่ของระบบสำรองข้อมูลที่ต้องใช้ คือ 2.97GB คำนวณจาก (15MB*11)*(7+4+3+3+1) มีสมมติฐานว่าทางบริษัทฯ เก็บข้อมูลย้อนหลัง 1 ปี
  • บริษัทฯ อาจถูกแบนได้ ถ้าการส่งเมล์ใหญ่นั้นเกิดขึ้นบ่อย หรือเกิดขึ้นในลักษณะก่อกวน (สแปม) ทำให้พนักงานทุกคนในบริษัทฯ ไม่สามารถส่งอีเมล์ใดๆ ไปให้ผู้รับองค์กรนี้ได้ ซึ่งอาจร้ายแรงถึงขั้นกระทบต่อธุรกิจในภาพรวม ทั้งยังส่งผลกระทบต่อภาพพจน์อันดีของบริษัทฯ

 

เพื่อป้องกันปัญหาเหล่านี้ ทางแผนกไอทีได้พัฒนาระบบ WFS ขึ้นเพื่อใช้สำหรับอัพโหลดไฟล์ใหญ่เหล่านี้ และทางระบบจะสร้างลิ้งค์ขึ้นมาเพื่อให้ส่งลิ้งค์นี้ไปยังผู้รับแทนที่จะส่งตัวไฟล์ที่มีขนาดใหญ่เสียเอง หลักการนี้จะช่วยลดขนาดอีเมล์ที่ใหญ่เนื่องมาจากตัวไฟล์แนบ

 

การใช้งานระบบฝากไฟล์ WFS

 

1. เปิดเวปเบราเซอร์ และพิมพ์ http://wfs.rmagroup.net ในช่อง address bar


2. คลิกปุ่ม Browse


3. ในกรณีที่มีหน้าต่างโผล่มาถามตามด้านล่าง ให้คลิก Allow access


4. เลือกไฟล์ที่จะอัพโหลด แล้วคลิก Upload to temporary location


5. จากนั้นระบบจะแสดงรายชื่อไฟล์เพื่อยืนยัน ในขั้นตอนนี้จะยังสามารถยกเลิกการอัพโหลดได้โดยเลือกไฟล์ และคลิก Delete แต่ถ้าจะยืนยันการอัพโหลดให้คลิก Save file permanently


6. ระบบจะสร้างลิ้งค์ขึ้นมาให้ ให้ก็อบปี้ลิ้งค์เหล่านี้ แนบไปยังอีเมล์เพื่อส่งให้ผู้รับ

  • ในกรณีต้องการส่งไปหาผู้รับซึ่งเป็นพนักงาน RMA และอยู่ในที่ทำงานของบริษัท (บางแห่งเท่านั้น) ให้ใช้ File URL (Inside RMA Network)
  • ในกรณีต้องการส่งไปหาผู้รับซึ่งไม่ใช่พนักงาน RMA ให้ใช้ File URL (Outside RMA Network)
  • ในกรณีไม่แน่ใจให้ส่งทั้ง 2 ลิ้งค์

เมื่อผู้รับได้รับอีเมล์จะสามารถคลิกลิ้งค์เพื่อดาวน์โหลดไฟล์ได้ตามต้องการ

 

หมายเหตุ

  • เนื่องจากระบบ WFS นี้เป็นระบบเปิด (บุคคลทั่วไปสามารถเข้าถึงได้) จึงไม่แนะนำให้อัพโหลดไฟล์ที่เป็นข้อมูลความลับขึ้นบนระบบนี้ ในกรณีที่ต้องการส่งข้อมูลที่เป็นความลับที่มีขนาดใหญ่เหล่านี้ ให้ใช้วิธี burn ลงซีดี/ดีวีดี/external hard disk/ USB drive แล้วส่งแยกต่างหาก หรือถ้าส่งหาพนักงาน RMA ด้วยกันสามารถใช้ RMA Intranet ได้ แต่ถ้าเป็นไฟล์ที่มีขนาดไม่ใหญ่ ยังสามารถแนบไฟล์ไปกับอีเมล์ได้ตามปกติ
  • ไฟล์ที่อัพโหลดจะหมดอายุอัตโนมัติเมื่อผ่านพ้น 30 วัน นับจากวันอัพโหลด
  • จำกัดขนาดไฟล์ที่สามารถอัพโหลดได้ที่ 100MB ต่อไฟล์
  • นามสกุลไฟล์ที่สามารถอัพโหลดได้ คือ .doc .docx .xls .xlsx .ppt .pptx .vsd .vsdx .accdb .mdb .pdf .zip .jpg .jpeg .gif .png .tif .tiff .7z .ai .psd .iso
  • File URL (Inside RMA Network) คือ ลิ้งค์ที่ผู้รับอีเมล์สามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ WFS ซึ่งใช้สำหรับเวลาเปิดจาก RMA Network (สำนักงาน RMA หรือสำนักงานอื่นที่มีการเชื่อมต่อมายังสำนักงาน RMA)
  • File URL (Outside RMA Network) คือ ลิ้งค์ที่ผู้รับอีเมล์สามารถคลิกเพื่อดาวน์โหลดไฟล์จากระบบ WFS ซึ่งใช้สำหรับเวลาเปิดจากอินเตอร์เน็ตทั่วไป

 

ในกรณีต้องการความช่วยเหลือ โปรดเปิดใบงานสำหรับความช่วยเหลือจากแผนกไอที

 

Article Details

Article ID:
88
Date added:
2013-08-29 13:35:51
Views:
599
Rating (Votes):
(8)

Related articles